Внедрение бота и HRM-системы

С чего все начиналось?

Пандемия коронавируса в 2020 году ударила по всем сферам бизнеса, в том числе по HR-направлению. Стало сложнее находить кандидатов. С учетом активного присутствия “поколения Z” на рынке труда мы осознали важность адаптации к их предпочтениям.

Обычно, чтобы найти новых сотрудников, рекрутер открывал резюме на job-сайтах, пытался дозвониться, а потом отправлял приглашение на собеседование. Так вот, именно события 2020 года заставили нас изменить этот привычный подход.

Вместо того, чтобы тратить много времени на ручную обработку и звонки, мы решили сделать все быстрее и проще. Для ускорения процессов найма мы внедрили HRM-систему и бота в Telegram для записи кандидатов на собеседование.

У нас достаточно большой поток кандидатов. В день поступает 1000-1500 откликов. Для того, чтобы их обработать, нужно было бы порядка 22 рекрутеров в день.

В среднем на обработку одного отклика у рекрутера уходило 360 секунд. При помощи бота и HRM-системы время сократилось почти в 8 раз – до 46 секунд. Тем самым требуется всего 6 рекрутеров вместо 22.

Если переводить в денежный эквивалент, экономия компании составляет 500 000 рублей в месяц.

Наглядное сравнение подходов

Старый способ:

• • Ручной поиск резюме



• • Попытка связаться по телефону



• • Ручной перенос данных кандидата в таблицу в Excel



• • Много времени и усилий

Новый способ:

• • Мгновенный перенос резюме в HRM-систему



• • Общение с кандидатом в мессенджере или автоматически при помощи бота



• • Моментальный отклик, без звонков

Как это работает:

• • Кандидат переходит в бота и получает всю информацию о компании



• • Кандидат выбирает удобный график и время собеседования



• • Бот записывает кандидата на собеседование и сразу же присылает ссылку для подключения в групповой чат



• • Мы сразу видим резюме в системе, не теряя времени на ручные действия

Такой способ не только экономит время, но и делает весь процесс более современным.

Так в чем же основные выигрыши для нас и кандидатов?

Для кандидата:

• Скорость: запись на собеседование происходит моментально через чат или бота. Никаких долгих ожиданий или звонков

• Удобство: кандидат может общаться онлайн, выбирая удобный способ – через мессенджер или бот

Для нас:

• Отказ от ручных отчетов: вся информация автоматизирована и доступна в режиме реального времени

• Оперативные HR-метрики: мы легко выгружаем данные по любому параметру из системы и оперативно управляем процессами

• Простота управления: бот работает по нашим правилам и не требует постоянного внимания

Вдобавок к этому бот не болеет и не устает! Можно внедрять новые тренды и изменения в любой момент. Не ждать полугодия, чтобы перепрограммировать человеческие процессы.

Цифровое пространство управления сотрудниками

Мы не ограничились только оптимизацией рекрутинга и превратили HRM-систему в универсальное пространство.

От статусов найма до момента увольнения – все данные о сотрудниках под рукой.

Это позволяет эффективно управлять навыками, проектами, обучением и другими аспектами жизненного цикла каждого сотрудника.

Получение оперативной аналитики по HR-метрикам стало проще и быстрее.

Мы видим статусы, фильтруем информацию по опыту работы, образованию и другим параметрам. Такой подход дает нам возможность оперативно реагировать и формировать стратегии на основе актуальных данных. Процесс перехода кандидата от приглашения до принятия на работу стал прозрачным и автоматизированным.

Интеграция бота с HRM-системой позволяет боту быстро ориентироваться в расписании собеседований, выбирать свободные слоты и учитывать предпочтения кандидатов по графику работы. Это гарантирует, что каждый кандидат попадет на подходящий проект.

Внедрение HRM-системы и бота позволило воплощать новые идеи и изменения в любой момент, сохраняя при этом высокий уровень эффективности. Вместе мы открываем новые возможности для кандидатов и нашей команды!

С какими трудностями мы столкнулись и как настроили авторазбор откликов, читайте в следующих частях.